Skicka ett meddelande

Investerare
Media

Whistleblowerpolicy

Att agera med öppenhet, ärlighet och ansvarstagande är en viktig del av Qliro Groups kultur.

Vi förväntar oss därför att medarbetare, affärspartners och andra som koncernen har kontakter med eller gör affärer med, och som har allvarliga misstankar om oegentligheter, bedrägeri, korruption eller misstankar om andra missförhållanden inom koncernens verksamhet, träder fram och berättar om dessa misstankar. För att kunna rapportera potentiella överträdelser har Qliro Group en så kallad Whistleblower process som beskrivs i denna policy.

Syftet med denna policy är att försäkra alla våra anställda om att de kan framföra angelägenheter som rör Qliro Group utan rädsla för negativt bemötande eller repressalier. Anställda ska känna sig trygga i att de anmälningar som görs i enlighet med denna policy blir tagna på allvar och hanteras både professionellt och konfidentiellt.

1. Vad är whistleblowing?

Oftast är det medarbetarna, de som står den dagliga verksamheten nära, också de som först känner att något inte står rätt till. Qliro Group uppmuntrar anställda att lyfta upp frågor om misstankar om missförhållande för diskussion. För oss är det inte acceptabelt att blunda för allvarliga incidenter och misstanke om förtroendeskadligt beteende eller andra överträdelser.

En del medarbetare vågar kanske inte träda fram och berätta om sina misstankar då det känns illojalt mot kollegor och/eller arbetsgivaren eller man kanske är orolig för repressalier som följd av en anmälan. Qliro Group vill uppmuntra anställda att träda fram och rapportera misstanke om allvarliga överträdelser. Syftet är att göra dotterbolags- och koncernledningen uppmärksam på potentiellt olagliga och eller förtroendeskadliga handlingar.

2. Vilken typ av överträdelser kan rapporteras?

Med allvarliga överträdelser anses ofta ”oegentligheter” vilket är ett samlingsbegrepp som innefattar handlingar av olika slag såsom illegala, oetiska och illegitima handlingar såsom:

  • En olaglig handling, oavsett om den är civil-eller straffrättslig
  • Brott mot Qliro Groups uppförandekod eller överträdelser som innebär potentiell skada för Qliro Groups rykte
  • Överträdelse av eller underlåtenhet att följa någon av Qliro Groups policys
  • Allvarliga hot mot miljö, hälsa och säkerhet
  • Orättvis diskriminering i samband med anställning eller tillhandahållande av tjänster
  • Oprofessionellt beteende eller beteende som inte överensstämmer med etablerade standarder
  • Missbruk av maktbefogenhet i otillåtna eller dolda syften
  • Tvivelaktig redovisnings- och revisionssed
  • Mutor och korruption
  • Agerande som skapar intressekonflikt eller jävsförhållanden
  • Andra handlingar som är att anse som allvarliga överträdelser

Denna lista är inte definitiv, utan syftar till att ge en indikation på vilken typ av agerande som kan anses vara olämplig.

3. Hur rapporterar jag en överträdelse?

Rapport av överträdelser enligt denna policy bör i första hand göras till närmaste chef. Om detta av olika skäl inte är lämpligt finns alternativa rapporteringsvägar:

Dotterbolagsnivå

  • Din närmaste chef
  • Annan chef inom din organisation
  • VD för ditt dotterbolag

Koncernnivå

Om du inte får tillräckligt svar på dotterbolagsnivå, eller om ditt ärende inte bara rör din egen organisation, kan du kontakta ordföranden i Qliro Groups revisionsutskott (som är en del av Qliro Groups styrelse) på följande sätt:

Via e-post:
whistleblowing@qlirogroup.com

Via brev:
Peter Sjunnesson, c/o Qliro Group AB, Box 195 25, 104 32 Stockholm

Olika sätt att rapportera

Rapportering kan göras på följande sätt:

  • Öppet: Vilket betyder att du anger namn och att de involverade känner till vem som har lyft ärenden.
  • Konfidentiellt: Vilket innebär att du som anmäler anger ditt namn villkorat att det inte lämnas ut utan ditt på förhand godkännande.
  • Anonymt: Innebär att du inte anger ditt namn och därmed förblir anonym. Observera att anmälan i dessa fall enbart kan göras via sedvanlig post som ställs till angiven mottagare.

4. Information som bör ingå i en whistleblower rapport

  • Vad har hänt? Vänligen var så detaljerad som möjligt i din beskrivning.
  • När och var hände det?
  • Vem var inblandad?
  • Kan detta förväntas hända igen, och i så fall när och var?
  • Vilka andra personer har kännedom om ovanstående eller tillgång till relevant information?
  • Finns det dokumentation eller annan fakta som kan fungera som bevis?
  • Finns det annan information som kan vara relevant eller nödvändig för utredningen?

5. Hur företaget kommer att agera?

Qliro Group kommer att vara lyhörda och agera vid misstankar om överträdelser som faller under denna policy. För att skydda alla inblandade kommer en inledande undersökning att genomföras. Därefter beslutas om eventuell utredning och, i förekommande fall, i vilken form utredningen kommer att företas. Om omedelbara åtgärder krävs kommer dessa att vidtas innan utredning genomförs. Den övergripande principen som Qliro Group kommer att agera efter är vad som är bäst för bolaget, medarbetare och aktieägare.

Qliro Groups åtgärder kommer att variera på grund av incidentens natur. Misstankar som anmäls kan komma att arkiveras samt antingen utredas internt eller överlämnas till polisen eller annan lämplig extern myndighet.

All data raderas vid utgången av en utredning såvida utredningen inte leder till en disciplinär åtgärd eller vidare rättslig process.

6. Skydd för den som agerar som whistleblower

Vi kommer att göra vårt yttersta för att skydda meddelarens identitet. Det är dock viktigt för alla som överväger en anmälan att se till att informationen är uppriktig och helst styrkt. Inga anklagelser ska göras med vetskap om att de är falska eller på grundval av egen personlig eller ekonomisk vinning.

Qliro Group inser att det kan kännas svårt att rapportera ett problem, inte minst på grund av rädsla för repressalier från den som anklagas för oegentligheter. Vi tolererar därför inte trakasserier eller mobbning och kommer att vidta åtgärder för att skydda alla dem som framför sina misstankar i god tro. Så långt som möjligt kommer anmälarens identitet inte att avslöjas, om det inte är nödvändigt för vidare utredning eller om lagen kräver det.

7. Falska och missvisande anklagelser

Det är viktigt att den som överväger en anmälan försäkrar sig om att denna är välgrundad. Inga anklagelser får lämnas illvilligt eller med vetskap om att de är falska. Qliro Group kommer att beakta varje uppsåtligt lämnande av falska eller illvilliga anmälningar från en anställd hos Qliro Group som ett allvarligt disciplinärt brott.

8. När ska whistleblowing processen inte användas?

Whistleblowing processen skall inte använda för ärenden som rör:

  • Personliga konflikter eller oenigheter, missnöje med exempelvis bonusar/prestationer, missnöje med tilldelade arbetsuppgifter och liknande ärenden
  • Onda avsikter och att utan grund anmäla kollegor eller chefer
  • Ärenden av den karaktär som lämpligen bör rapporteras till HR-funktionen såsom exempelvis misstanke om kollegor mer hälso- och beroendeproblem eller dylikt.

9. Uppföljning och implementering

Innehållet i denna policyn revideras och uppdateras årligen av Qliro Groups koncernledning. Alla chefer med personalansvar ansvarar för att säkerställa att denna policy är känd och efterlevs inom dennes avdelning/ansvarsområde. Alla medarbetare har tillgång till Qliro Groups samtliga policydokument via Qliro Groups intranät.

Stockholm, 12 juni 2014
Paul Fischbein, VD Qliro Group

Prenumerera